Lo que debes buscar y lo que debes evitar al contratar un ERP

Contratar un ERP es una decisión de lo más importante. El negocio que abrace esta opción debe tener claro que es un paso crucial para su funcionamiento, ya no solo por la inversión y la formación del equipo, sino por la conversión de sus procesos, por los cambios en la metodología habitual.

Un paso que toda empresa debe dar tarde o temprano, sobre todo si quiere seguir manteniendo una buena competitividad frente al resto en su mismo sector. Un paso que puede hacerse bien o mal, ya que hay tanto errores como movimientos clave que pueden llevar la balanza a un lado o a otro.

¿Qué es lo que se debe hacer al contratar un ERP? ¿Qué es lo que no se debe hacer al contratarlo? Ambos aspectos son los que vamos a tratar aquí para que puedas saber cómo actuar en el caso de que estés justo en esa situación.

Los aciertos y los errores a evitar al contratar un ERP

Un ERP es como una moneda de dos caras. Por una parte, ofrece soluciones que van a ayudar mucho a tu negocio; pero, por otra parte, requiere prestar especial atención a determinados factores si no quieres que la conversión sea un desastre o no poder sacar el partido que deberías a su premisa.

Con esto en cuenta, vamos a ver cuáles son los aciertos a llevar a cabo y los errores que debes evitar cuando vayas a contratar un ERP. Debes tener muy claros los puntos que vamos a tratar a continuación, porque son la clave no solo para que aciertes contratando el producto adecuado, sino también para que lo integres bien en tu empresa y esta pueda crecer tanto como debería gracias a su empleo.

Lo que debes hacer

Lo primero y más importante es tener una buena referencia de cuáles son los ERP más punteros del momento. En ese sentido, en Todoerp tienes las respuestas que necesitas. Su equipo de expertos analiza los mejores ERP, repasa, compara y hace reseñas necesarias para las empresas.

Luego, también es vital contar con todo el compromiso del equipo del negocio. Hay que pensar que es una transición y un paso importante, y que se debe dar en conjunto. Cualquier disonancia puede traer problemas en la adaptación y, a partir de ahí, provocar un efecto bola de nieve bastante perjudicial.



Por otra parte, es fundamental tener muy claros los procesos que se gestionarán a través del ERP. No solo los ideales, sino también los que creas que puedan o deban implementarse a medio plazo. Tener muy claro el alcance que va a tener esta herramienta de cara a la organización de la empresa para saber qué debe adaptarse y qué no, o al menos qué debe hacerlo en menor medida.

Asimismo, el personal debe estar preparado y formado para familiarizarse lo más rápido posible a este nuevo sistema. Junto a esto, también hay que darle un extra de motivación haciéndole entender que, aunque haya que cambiar metodologías, el cambio es a mejor y para hacerles las cosas más fáciles.

Piensa en buscar siempre empresas que se comprometan con el funcionamiento del ERP y que cuenten con un equipo de asistencia siempre disponible y totalmente profesional. En caso de incidencias, se debe tener a mano siempre a personal disponible y que domine al completo la tecnología para arreglar cualquier problema en el menor tiempo posible.

Lo último, pero no por ello menos importante, es no escatimar en gastos. Puede que la inversión inicial sea elevada, pero no hay que olvidar que es algo pensado para mejorar la rentabilidad del negocio y que, a la larga, solo aportará beneficios a la empresa.

Lo que no debes hacer

Contratar el ERP perfecto es algo que requiere detenimiento y mucha atención. Lo primero que tienes que valorar es qué necesita tu empresa. Necesitas conocer de primera mano cuáles son las flaquezas de tu negocio, valorar los aspectos clave de la gestión en este y las actividades que se llevan a cabo, valorar cada proceso interno y ver qué va bien y qué no.

Esa es la primera guía sobre la que apoyarse cuando se va a estudiar la adquisición de un ERP. De hecho, debe ir de la mano de un control exacto y preciso de estructura y tamaño de la empresa. Esto es absolutamente primordial, porque es lo que determina casi por completo el tipo de ERP que necesitas y, sobre todo, la escalabilidad que debe ofrecer para amoldarse bien a tu volumen de negocio.



No se puede pasar por alto lo que supondrá la transición a este sistema. De hecho, hay que comprobar que el ERP que se vaya a contratar permita la fácil migración de datos o que, simplemente, sea compatible con los sistemas actuales de tu negocio. De no ser así, el proceso de transición es mucho más caro, más duradero y, en definitiva, más contraproducente para tu compañía.

Por otra parte, nunca debes contar con una consultora que no tenga experiencia a la hora de implementar ERP, porque eso solo hará que todo el trámite sea problemático. Asimismo, no debes confiar en proveedores que no tengan compromiso de asistencia.

Si, por algún motivo, el software falla o hay algo en la migración que no funciona como debería, todo se puede derrumbar y causar daños importantes en la empresa. Con un equipo comprometido se puede arreglar sin problemas. Pero, si cuentas con un proveedor que no ofrece este servicio, por mucho que ahorres, solo te va a traer problemas, sea a corto, a medio o a largo plazo.

Recomendaciones sencillas, pero que requieren tiempo para estudiarse adecuadamente y, sobre todo, para aplicarlas correctamente. No hay que ir con prisa a la hora de contratar un ERP, ya que es algo que requiere tiempo de estudio y muchas comprobaciones para asegurar que todo se está haciendo de la forma adecuada.